ماذا تعني الارشفة؟
تعريف و معنى أرشفه في قاموس عربي عامة. قاموس عربي عربي الوثائق المحفوظة أو المكان الذي تحفظ فيه.
ماذا تعني الارشفة الالكترونية؟
الأرشفة الإلكترونية هي “عملية استخدام الجهات التي ستدخل في نطاق الدراسة لتقنيات المعلومات الحديثة، المادية والمنطقية من أجهزة الحاسبات وبرمجياتها، وتقنيات الاتصالات وملحقاتها، للقيام بجميع المهام التي كانت تقوم بها الأرشفة التقليدية وأكثر، ذلك لزيادة السيطرة علي الوثائق وتحسين وسائل إدارتها من خلال أسس التنظيم …
ما اهمية الارشفة؟
أهمية عملية الأرشفة والحفظ والتوثيق : تتجلى أهميتها من خلال الأهداف التي تحققها عملية الحفظ والأرشفة المتمثلة في النقاط التالية: 1ـ حفظ المذكرات والأوراق والوثائق كافة من عوامل التعرية «التلف ـ الرطوبة ـ المياه ـ الحشرات.. الخ» أو الضياع.
ما هي الارشفة الورقية؟
الأرشيف الورقي المحوّل إلى رقمي، وهي الوثائق الورقيّة التي تمّ تصويرها عبر الماسح الضّوئي scanner، وهذا يتعلّق بالوثائق ذات القيمة الاستراتيجيّة التي وجَبَ حفظُها للمدى الطويل.
ما هي انواع الارشفة؟
المسح الضوئي ، يتم الاستيلاء على الصور من خلال المستندات الأصلية باستخدام معدات مسح ضوئي متخصصة . الفهرسة ، تتيح الفهرسة استرداد المستندات ، والملفات في أي وقت في المستقبل بطريقة سهلة وسريعة . سير العمل ، والذي يتضمن تلك المعلومات ، والعمليات التي يتم إرسالها ، والأشخاص الذين يستخدمون هذه المعلومات .
ما هي فوائد الارشفة الالكترونية؟
مميزات الارشفة الالكترونية
- الحفاظ على امن وسرية المعلومات
- سهولة الوصول الوثائق الالكترونية ايا كان موقع المستفيد او المستخدم لهذه الوثائق
- سهولة وسرعة نقل الوثائق الالكترونية بين فروع المؤسسة
- توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الارشيف الورقي واكوام المعاملات
من سلبيات الارشفة الالكترونية؟
سلبيات الارشفة الالكترونية على الرغم من المميزات العديدة للأرشفة، إلا أنها تحتوي على عيوب أيضاً، مثل إمكانية تعرضها للسرقة أو التلاعب أو التحريف، من الممكن أن تحتاج في بعض الأحيان إلى تكاليف عالية ثمن لتوفير الأجهزة والعاملين عليها، من الممكن أن يحدث أي عطل أو مشكلة فنية في الأجهزة أو البرامج.
من مميزات الارشفة المحوسبة؟
1. تنظيم الوثائق وتصنيفها والوصول السهل والسريع إليها بواسطة أي مستخدم. 2. سهولة البحث ومرونة الوصول لمختلف الوثائق من خلال الكلمات الدالة والصلاحيات الممنوحة.
هل يمكن الاستغناء عن الارشيف الورقي؟
الاستغناء عن الأرشيف الورقى وأكوام المعاملات والملفات، وربط أجزاء الوزارات الحكومية فيما بينها مهما تباعدت أماكنها وسهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الالكترونية بين فروع الوزارات أو خارج نطاق الوزارة، وسهولة الوصول للوثائق الالكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدم لهذه الوثائق، ومراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعتها …
كيف تكون الارشفة؟
يعتمد على نظام الشركة أو المؤسسة. ولا يكون مجرد برنامج عادي انما نظام متكامل يوفر كافة احتياجات المؤسسة لإنجاح العمل ويتم التدريب علي النظام من قبل الشركة المزودة. عمل ملفات ورقية مفهرسة ومرقمة بالارقام والتواريخ .
كيف يتم تنظيم الارشيف؟
– ترتيب متقطع ( Classement interrompu ): هي طريقة لترتيب الوثائق الأرشيفية، وتتمثل في تخصيص مساحات فارغة على الرفوف تفصل بين مجموعات الوثائق وذلك قصد استعمالها لترتيب الإضافات وفق نظام التصنيف المعتمد. – الترفيـف ( Rangement ): هو عملية وضع و ترتيب وحدات حفظ الأرشيف على الرفوف المعدة لذلك.
من مميزات الارشفة التقليدية؟
يشغل قسم الأرشفة التقليدية في المنشآت والقطاعات الحكومية والخاصة حيزاً كبيراً من اهتمام المنشأة والقائمين عليها، كما يشكل عبئاً كبيراً عليها حيث يتم حفظ الأوراق والملفات والوثائق المختلفة بطرق تقليدية، يصاحبها الكثير من الجهد وتوفير المكان اللازم لحفظها وأرشفتها، كما أن هذه الطريقة يشوبها الكثير من مخاطر ضياع الأوراق …
من عيوب الارشفة التقليدية؟
مشاكل الأرشفة التقليدية تلف المستندات وفقدان الكثير منها في كثير من الأحيان بسبب التداول اليدوي لها بين الموظفين ومختلف الإدارات. جميع عمليات الحفظ والأرشفة والاسترجاع يتم الاعتماد فيها على قدرات فردية للموظفين القائمين على الأرشفة، مما يجعلها مقصورة على أفراد ومعتمدة على الخبرات الشخصية.
ما هي عيوب الارشفة المحوسبة؟
4- أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي .